Microsoft Access 2007

Dalam Microsoft Access, terdapat 4 kemudahan utama, iaitu

• Table (Jadual)
  
• Form (Borang)
  
• Queries (Pertanyaan)
  
• Report (Laporan)
  

Sebagai pendidik, biasanya kita menggunakan Ms Access untuk menyediakam pangkalan data pelajar.

 

Langkah 1: Mencipta jadual (table)

Kita perlu menyediakan rangka jadual pangkalan data. Langkah ini boleh dilakukan dengan kemudahan Table.

Kita mula dengan "BLANK DATABASE", masukkan nama fail- CREATE.

Table akan terpapar secara automatic. Pada "add new field", masukkan perkara-perkara yang anda masukkan dalam pangkalan data seperti nama, umur, no. sijil surat beranak dan lain-lain lagi. Anda masih boleh tambah jika tercicir perkara yang hendak dimasukkan nanti.

Anda boleh masukkan beberapa table mengikut kategori, contohnya table maklumat pelajar, maklumat ibubapa dan maklumat ko-kurikulum.

Anda boleh memilih jenis pandangan (View) mengikut kehendak anda. Pada pandangan design view, anda perlu kuncikan maklumat primeri (Primary key). Maklumat yang dikuncikan ini akan dijadikan rujukan semasa membina relationship antara table nanti.

 

Simpan (save) setiap table yang telah dibina.

Ulang langkah yang sama bagi membina table yang lain.

Contohnya, anda membina table 1 dan table 2,manakala Primary Key anda adalah No. Pendaftaran.

 

Langkah 2: Mencipta relationship

Table-table yang telah dicipta dikaitkan sekali, seperti link. Maklumat primeri (Primary Key) akan dijadikan "punca" perhubungan. Maknanya, semua maklumat pelajar yang dimasukan dalam table 1 dan 2 adalah saling berkait dengan merujuk pada primary key yang ditetapkan.

 

Langkah 3: Mencipta Borang (Form)

Dalam pandangan datasheet view, anda klik CREATE pada menu bar- FORM. Form merupakan tempat untuk anda mengisi maklumat. Sebenarnya anda boleh mengisi maklumat pada table juga, Cuma perkhidmatan Form adalah khas untuk mengisi maklumat kerana ia lebih mudah diisi dan mudah dibaca.

 

Di form, terdapat tiga jenis pandangan (view)

1. Form View
   

• Diguna semasa kerja proses memasukan maklumat. Setelah siap mengisi maklumat pelajar pertama, klik pada arrow kecil "next record" untuk pelajar kedua, dan seterusnya. Untuk pergi ke muka surat baru, anda MESTI lah mengisi maklumat primary key. Bagi contoh di sini, adalah mengisi maklumat No. Pendaftaran.
  

1. Layout View
   

• Anda dapat mengubah urutan maklumat, size, tempat, warna tulisan (appearance) boring anda.
  

1. Design View
   

• Fungsinya adalah sama dengan Layout View, cuma ia dapat melihat dengan lebih teliti saiz dan tempat kerana terdapat grid ruler dan property sheet. Anda boleh memilih jenis data yang hendak diisi, seperti data jenis Text, Nombor, Memo, Date, Time, Auto Number dan banyak lagi.
  

 

Langkah 4: Mencipta Query (Pertanyaan)

Dalam Query, anda boleh mendapatkan maklumat daripada pangkalan data. Sebagai contoh, Table 2 merupakan maklumat ibubapa/penjaga murid. Anda boleh mengarahkan perisian untuk memaparkan gaji bapa yang kurang <, lebih > , kurang atau sama dengan <=, atau pendapatan RM1000 dan banyak lagi.

Selain itu, pada Design View anda juga boleh membina (klik kanan tetikus –build) rumus anda sendiri tentang maklumat apa yang anda hendak hitungkan. Setelah siapkan rumus, klik RUN untuk melihat hasil hitungan yang telah anda query.

 

Langkah 5: Mencipta Laporan (Report)

Pada menu bar, klik REPORT WIZARD, pilih maklumat yang anda hendak paparkan. Anda boleh memilih pangkalan data sama ada dari Table atau Query yang telah anda bina. Kemudahan report membolehkan anda menghasilkan satu dokumentasi yang menarik dan kemas.